Oft frickeln wir im Alltag so vor uns hin, von einem Seminar zum anderen, von einem Termin zum anderen, zwischendurch erledigen wir dann noch den Verwaltungskram und befassen uns ein wenig mit Marketing.
Ab und zu entwickeln wir vielleicht auch mal ein ganz neues Seminarthema, da müssen wir uns dann schon Zeit für die Planung nehmen.
Aber wie sieht es mit einer Gesamtplanung aus? Nicht nur zum Jahresanfang. Sondern mindestens halbjährlich.
Innerhalb der groben zeitlichen Planung gibt es dann konkrete Projektplanung, Seminarplanung oder anderes. Und da ist die Frage: Welche Art der Planung ist für welches Projekt oder Vorhaben die geeignete? Plane ich alles auf die gleiche Art? Und wie füge ich dann letztendlich die Pläne alle zusammen?
Meine Beispiele – was ich alles wie plane
- Jahresplan
Hier lege ich die großen Ziele und Projekte fest, ausgehend von meiner Vision. Mit der Walt Disney Strategie und Mind Maps.
- Projektplanung
Hier plane ich konkrete Projekte. Wie jetzt beispielsweise meine Arbeits-Klausur, in der in meinen neuen Online-Kurs entwickeln und herstellen will, aber auch das Marketing und den Verkauf plane. Das sind natürlich ganz verschiedene Projekte und Ebenen, die ich insgesamt im Blick haben muss, damit sie sich sinnvoll ineinanderfügen.
Gerade für umfassende Projekte finde ich Mind Maps auch genial, ich kann jeweil Oberpunkte herausnehmen und in einem extra Mind Map detallierter planen.
- Seminarplanung
Ganz klar, das mache ich mit Mind Map, wobei ich da ein Grund-Raster für Seminarplanung entwickelt habe, das sich an den Seminarphasen orientiert. Das ist auch Bestandteil meiner Trainer-Ausbildungen.
- Wochenplanung/ Tagesplanung
Auch meine Tagesplanung mache ich mit einem Mind Map, zwischenzeitlich aber auch mal im Bullet Journal, eher listenmäßig notiert. Manchmal mache ich auch eine Wochenplanung vorweg, wo ich die Themen schwerpunktmäßig zuordne und noch nicht auf die Tage verteilt.
- Redaktionsplan
An früherer Stelle habe ich schon mal beschrieben, wie ich auch meinen Redaktionsplan mit einem Mind Map mache und so ganz schnell einen groben Plan für das ganze Jahr erstellt habe.
Das ist jetzt der ganz grobe Überblick.
Mit welchem Tool planen
Es gibt viele verschiedene Tools, die sich für Planungen eignen. Für Projektplanungen beispielsweise auch Trello oder Asana oder Monday.
Du kannst viele Planungen auch mit einer Excel-Tabelle machen. Damit habe ich eine Weile meinen Redaktionsplan gemacht, bin aber auch da wieder zu Mind Map zurückgekehrt. Weil das für mich einfach offener und flexibler und vor allem besser auf einen Blick erfassbar ist.
Aber darum geht es in diesem Beitrag nicht in erster Linie. Sondern es geht darum, wie du grundsätzlich durch eine gute Planung sehr viel Zeit sparen kannst, egal mit welchem Tool du planst.
Wie sparst du durch eine gute Planung Zeit?
Längere Phasen am Stück planen
Wir wissen aus jedem Zeitmanagement-Seminar, dass viele Unterbrechungen bei der Arbeit nicht nur nervend sind und die Konzentration vermindern, sondern dass man nach jeder Unterbrechung mehr Zeit braucht, um sich wieder in das vorherige Thema einzuarbeiten und da anzuknüpfen, wo man unterbrochen wurde.
Daher liebe ich es immer schon zu wissen: Ah, jetzt habe ich vier Stunden am Stück, wo ich an meinem Buch schreiben kann oder an meinem neuen Online-Kurs basteln kann oder ein neues Seminar entwickeln kann.
Das sind alles Aufgaben, die mehr Zeit brauchen und umso länger ich mich am Stück damit befassen kann, um so besser kann ich mich konzentrieren und umso intensiver läuft die Arbeit.
Eine chronologische oder logische Abfolge der Schritte planen
Ein weiterer Aspekt ist, dass du bei einer guten Planung nicht so willkürlich vorgehst und schaust, ach, wozu habe ich heute Lust. Du kannst vorher planen, was du sinnvollerweise als erste Schritte machst, was darauf folgt etc. Sonst musst du viel hin und her springen und bestimmte Arbeitsschritte womöglich mehrmals machen.
Gleiche Aufgaben bündeln
Dazu zwei Beispiele. Ich verliere leider immer noch viel Zeit bei der Suche nach Fotos für meine Blogbeiträge, für meine Folien der Online-Seminare etc.
Wenn ich da am Stück für mehrere Beiträge die Fotos heraussuchen würde, würde mir das viel Rumgeklicke ersparen.
Noch klarer wird es bei der Erstellung von Videos.
Nehmen wir mal an, du kannst nicht wie ich deine Lampen oder Softboxen immer aufgebaut lassen, den Hintergrund musst du ebenfalls aufhängen, vielleicht auch noch passendes Mikro hinstellen. Und dich feinmachen J.
Wenn du das immer wieder für jedes Video neu machst, kostet dich das jedes Mal extra Arbeit. Wenn du aber einen ganzen Tag reservierst, an dem du mehrere Videos erstellst, musst du die Vorarbeit nur einmal machen.
Schau mal, welche der Aufgaben du bündeln kannst und wo du dadurch effektiver wirst.
Konkrete Beispiele
Diese Woche arbeite ich mit mehreren Planungen.
1. Grobkonzept für ein ganzes Projekt
Das Grobkonzept für meinen neuen Online-Kurs habe ich mit einem Mind Map geplant. Dort sehe ich, wieviele Module es hat und was die Schwerpunkte eines jeden Moduls sind.
2. Detailplanung für jedes Modul (oder Projekt-Bausteine)
Zu jedem Modul mache ich ein Mind Map, wo ich dann die Details plane, aber auch gleich notiere, was ich später noch genauer ausarbeiten muss, was ich schon fertig habe (Texte für das Modul, Checkliste etc.), was ich noch planen muss (das Live-Online-Seminar von Modul 2) was ich vielleicht später noch erstellen muss (Videos und die Folien für das dazugehörige Live-Online-Seminar).
3. Seminarplanung
Gerade arbeite ich an Modul 2 und da beschreibe ich so detalliert und konkret wie noch nie in meinem Leben, wie meine Teilnehmer ihre Seminare planen können. Dazu stelle ich jeden einzelnen Schritt vor und dazu unterschiedliche Methoden und Wege und natürlich immer sehr konkrete Beispiele.
Und zeige unter anderem, wie ich mit einem Mind Map ein Seminar plane und wie mit einem Trainerleitfaden.
Das heißt, das Thema Planung hat mich gerade doppelt und dreifach im Griff.
Ich kann nur sagen, dass diese konkreten Planungen mir eine ungeheure Erleichterung verschaffen. Ich habe den Gesamtüberblick, sehe, was noch zu tun ist und was ich geschafft habe. Damit kann ich natürlich auch eine zeitliche Planung verbinden, bis wann ich was fertig haben will oder muss. Auch das ist eine riesige Hilfe, um den Fokus klar zu haben und sich nicht auf Nebenschaupläzten zu verzetteln.
Und genausogut genüsslich und wohlverdient eine Pause einzulegen, einen fertiggestellten Abschnitt feiern, weil ich gut in der Zeit bin.
Also, nimm dir regelmäßig Zeit für eine gute Gesamt- und Abschnitts-Planung, erst recht, wenn du ein wichtiges neues Projekt in Angriff nimmst oder ein neues Seminar planst.
Ich muss als letztes gestehen: Mir macht planen irgendwie auch ungeheuren Spaß! Ich habe schon als Kind vor meinen Urlauben lange Listen geschrieben (da kannt ich Mind Map noch nicht, das war auch noch gar nicht geboren zu der Zeit J) und die Vorfreude genossen.
Auch jetzt bei der Entwicklung meines neuen Online-Kurses für die Online-Trainer-Ausbildung erlebe ich die Vorfreude – und auch die Begeisterung über die neuen und tollen Ideen, die mir durch diese Art der Planung entstehen. Das heißt der Planungsprozess selbst ist schon lustvoll und voller Energie.
Das vielleicht nur als Ansporn, falls du bisher Planung eher doof oder lästig fandest.
Wie planst du bisher? Planst du überhaupt und was planst du sorgfältig, was eher nicht? Das interessiert mich wie immer und ich freue mich über deinen Kommentar.
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